Política de Tratamiento de Datos Personales – AAVANCE

AAVANCE S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT: 901.379.190-7, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá – en adelante, AAVANCE–, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, pone en conocimiento de sus usuarios y TITULARES actuales y potenciales, así como de sus proveedores, contratistas. aliados, contrapartes, empelados y potenciales empleados, y demás terceros con los que AAVANCE se relacione o se vincule, –en adelante LOS TITULARES –, sobre quienes se recauden o administren datos personales, , la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la ¨Política¨), la cual busca advertir a tales TITULARES sobre los términos generales y específicos del tratamiento que realiza AAVANCE, sus encargados y potenciales encargados, sobre los datos personales a los que tiene acceso, así como los derechos de los TITULARES y los procedimientos a través de los cuales estos pueden hacerlos valer, de conformidad con la normativa aplicable.

La Política puede ser consultada de manera gratuita, a través de la página web de AAVANCE, https://www.aavance.com/politica-de-tratamiento-de-datos-personales-aavance/ o, solicitándola en las oficinas de AAVANCE, ubicadas en la Calle 93 # 13-24, piso 5 oficina 01 Edificio QBO, Bogotá  o a través de los demás canales dispuestos por esta para el efecto.

AAVANCE tratará los datos personales de sus TITULARES, en el marco de las finalidades legítimas directamente relacionadas con el desarrollo del objeto social de AAVANCE. Para esto, AAVANCE trata datos de carácter público, privado, semiprivado, y en ocasiones, datos sensibles, los cuales se tratarán bajo las finalidades descritas en la Autorización de tratamiento de datos personales de AAVANCE (en adelante, la ¨Autorización¨), y en todo caso, sin limitarlo, a las siguientes finalidades: (i) validar la identidad de los TITULARES, sus referencias, antecedentes de trayectoria, laborales o judiciales; (ii) realizar actividades de comercialización y mercadeo de sus servicios y productos e invitar a los TITULARES a participar en concursos o campañas; (iii) cumplir con las obligaciones legales y regulatorias, tanto frente a las autoridades administrativas y judiciales, como frente a los TITULARES; (iv) actualizar los datos de contactos de TITULARES, (v) para administrar el riesgo de fraude, robo, hurto, lavado de activos y financiación del terrorismo, reputacional, de crédito u otros riesgos que deba administrar AAVANCE, según aplique; (vi) comercialización de los datos siempre y cuando sea requerido como parte de la relación contractual o comercial que tenga AAVANCE con aliados comerciales y terceros; y (vii) elaborar encuestas, análisis y estudios de mercado u otros.

La información relativa a los datos personales administrados en sus bases por AAVANCE, podrá ser transmitida o transferida a terceros, nacionales o extranjeros, que tengan la calidad de proveedores o aliados estratégicos o de negocios, quienes, en todo caso, estarán obligados a mantener la confidencialidad y adecuado tratamiento de la misma, en los términos definidos en la presente Política.

• Alcance

Las políticas que acá se fijan, se aplicarán respecto de los datos suministrados o que adquiera AAVANCE respecto de sus TITULARES, proveedores, contrapartes y empleados –en adelante TITULARES.

En todo caso, este manual no es aplicable respecto de información que sea suministrada a AAVANCE por sus TITULARES, referida o para efectos de lo establecido en la Ley 1266 de 2008, la cual se regirá por lo previsto en esta ley (habeas data).

• Obligatoriedad

Las políticas y disposiciones en general de este manual son de obligatorio cumplimiento por parte de todos los empleados y contratistas de AAVANCE, así como por aquellos terceros a quienes esta les hubiere encargado el Tratamiento de datos –Encargados de Tratamiento.

• Glosario
Para mejor entendimiento de estas políticas, a continuación, se definen los términos más relevantes en relación con las mismas, y con la Ley 1581 y sus normas reglamentarias:
• Autorización: es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales a través del Responsable o de un tercero a que éste habilite para dicho tratamiento.
• Base de Datos: conjunto de información organizada de datos personales que es objeto de Tratamiento. Para los efectos del presente documento se entiende como Base de Datos, la construida por AAVANCE con la información suministrada por sus TITULARES.
• Dato personal: cualquier información de cualquier naturaleza, asociada a una o varias personas naturales determinadas o determinables, que esté ligada a su intimidad, su información personal, entre otros.
• Dato privado: Datos que, por su naturaleza íntima o reservada, sólo es relevante para el Titular. Por lo que solo podrán obtenerse previa autorización de este, por orden judicial o para salvaguardar la vida de una persona.
• Dato público: dato que no sea semiprivado, privado o sensible; verbigracia: información relativa al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público. Estos pueden estar contenidos en registros o documentos públicos, o en gacetas, boletines o sentencias ejecutoriadas, no sometidos a reserva.
• Dato sensible: dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, así como los datos relativos a la salud, vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: es la Persona natural o jurídica de naturaleza pública o privada, que actuando por ella misma o conjuntamente con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento .
• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otro, decida sobre el manejo y destinación relacionado con la base de datos y/o el Tratamiento de datos. Para los efectos del presente documento se entenderá que el Responsable del Tratamiento es AAVANCE.
• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Para los efectos del presente documento se entiende como Titular(es), a los TITULARES actuales y potenciales, así como de sus proveedores, contratistas. aliados, contrapartes, empelados y potenciales empleados, y demás terceros con los que AAVANCE se relacione o se vincule y proveedores de AAVANCE.
• Transferencia: envío de información que hace el Responsable del Tratamiento y/o el Encargado del Tratamiento, a otra persona ubicada en Colombia o en el exterior, y que también es Responsable del Tratamiento de Datos Personales.
• Transmisión: Tratamiento de la de información que implica la comunicación de datos dentro o fuera del país, y que tiene por objeto del Tratamiento por parte del Encargado.
• Tratamiento: cualquier actividad, operación o conjunto de trabajos realizados sobre datos personales obtenidos por AAVANCE, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Principios

Las políticas de protección de datos adoptadas por AAVANCE, el presente manual en su conjunto, y la aplicación del mismo, estarán orientadas por los siguientes principios:

• Acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Constitución y la ley. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el cliente y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los TITULARES o a terceros autorizados por el cliente o titular de la información conforme a la Ley 1581 de 2012.
• Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
• Finalidad: el Tratamiento de datos personales por parte de AAVANCE obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada al cliente mediante previamente a la aceptación que éste imparta, a través de los canales idóneos.
• Legalidad: la protección de datos que sean recabados por AAVANCE y el tratamiento de estos y/o sus bases de datos, corresponden a una actividad reglada, sujeta a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Libertad: el Tratamiento de las bases de datos de AAVANCE sólo podrá ejercerse con el consentimiento libre, previo, expreso e informado del cliente. En todo caso, los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. No está permitido el consentimiento tácito del cliente, y solo podrá prescindirse de este por expreso mandato legal o por orden de autoridad judicial. En todo caso, el consentimiento que brinde el cliente deberá ser expresado de forma clara, de tal manera que sea entendido como una manifestación específica, informada y libremente emitida.
• Transparencia: en el Tratamiento debe garantizarse el derecho del cliente a obtener de AAVANCE, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos que le conciernan.
• Seguridad: la información sujeta a Tratamiento por AAVANCE o el Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento por parte de AAVANCE, será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible según tenga a bien suministrarla el cliente. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

1.1 Autorización

El recaudo, compilación, almacenamiento, consulta, uso, intercambio, transmisión, transferencia, y en general el Tratamiento de datos personales, requiere el consentimiento libre, expreso y previamente informado del Titular de la información.
Basado en lo anterior, AAVANCE solicitará al Titular de los datos personales, la autorización para el Tratamiento de los mismos, informando para el efecto previamente al Titular, sobre las finalidades de dicho Tratamiento.

• Otorgamiento: la autorización es otorgada por el Titular por escrito o de manera verbal, o a través de los demás canales que disponga AAVANCE para el efecto, o por cualquier medio autorizado por la ley. Sin perjuicio de lo anterior, no requerirá autorización para su Tratamiento, la información contenida en bases de datos que se encuentren a disposición del público en general.
• Prueba: como Responsable del Tratamiento de los Datos personales, AAVANCE dispondrá de los medios necesarios para mantener el registro de las autorizaciones, con indicación del medio y la fecha en que las mismas sean otorgadas por los Titulares de la información.
• Actualización: siempre que se implementen cambios sustanciales de las Políticas de Tratamiento, los mismos se deberán comunicar oportunamente –a más tardar al momento de la implementación– por AAVANCE a los TITULARES, pudiendo utilizarse para el efecto, información de la actualización a través de la página web que AAVANCE disponga para el efecto.
• Revocatoria: el Titular podrá solicitar en cualquier tiempo a AAVANCE, la revocación de la Autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos personales, así como la supresión de los mismos, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. No obstante, no habrá lugar a la supresión de los datos administrados, ni a la revocación de la autorización, mientras exista una relación contractual entre el cliente y AAVANCE, ni cuando el Titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en las Bases de Datos.

1.2. Derechos de los Titulares

De acuerdo con lo señalado en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
• Acudir a AAVANCE, a través de los canales que esta ha dispuesto, con el objeto de conocer, actualizar, y rectificar sus datos personales, ya sea que se traten de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, o que induzcan a error, o que su tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• Ser informado o prevenido por AAVANCE acerca del uso que se le ha dado o se le pueda dar a su datos personales;
• Solicitar, cuando sea del caso, prueba de la autorización que respecto a sus datos personales haya otorgado a AAVANCE;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando así lo deseen los titulares y/o cuando el tratamiento de los mismos vulnere las normativas constitucionales y legales pertinentes;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, las quejas por infracciones a la Ley sobre protección de datos, o a sus decretos reglamentarios.

1.3. Procedimientos para acceso, consulta y reclamación

Para el ejercicio de los derechos indicados en este punto, y en orden a evitar el acceso a Datos personales de personas no autorizadas, previamente se deberá verificar la documentación que demuestre que la persona que solicita la información es el Titular, apoderado o un causahabiente suyo.
En caso de duda en cuanto a la aplicación de los procedimientos acá indicados, la misma será puesta de presente por el área responsable de la Base de datos respectiva a la Gerencia Jurídica de AAVANCE, la cual resolverá la inquietud en consonancia con los principios y disposiciones aplicables de la Ley y Decretos pertinentes.

• Acceso: AAVANCE garantiza al Titular de Datos personales el derecho a acceder y conocer la información personal que está siendo objeto de tratamiento, en cuanto al alcance, condiciones y características del Tratamiento. Este derecho implica para el Titular: (i) la posibilidad de tener el conocimiento de la existencia del Tratamiento de sus datos personales, (ii) el acceso a los Datos personales específicos objetos de Tratamiento, (iii) saber las circunstancias del Tratamiento.
• Consulta: los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información del Titular que repose en cualquier Base de Datos (art. 14 Ley 1581 de 2012). Las consultas respectivas, serán resueltas por el área de Servicio al Cliente de AAVANCE, un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Dicho término podrá prorrogarse por cinco (5) días hábiles más, cuando no fuere posible resolver la consulta dentro del término inicial, y previa información al respecto al Titular o causahabiente, explicándole los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta.
• Reclamo: el Titular -o sus causahabientes- que considere que la información contenida en una Base de datos deba ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando considere que existe incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, podrá presentar un reclamo de conformidad con el artículo 15 de esta misma Ley. Los reclamos serán tramitados por AAVANCE, bajo las siguientes reglas:
• El reclamo se formulará mediante comunicación realizada por el Titular o sus causahabientes dirigida a AAVANCE, incluyendo dentro de dicha comunicación la información señalada en el artículo 15 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• En caso de que AAVANCE reciba un reclamo que no sea competente para resolver, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado de los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En cualquier tiempo y gratuitamente, la persona natural Titular de los datos personales, apoderado o sus causahabientes podrán solicitar la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales previa acreditación de su identidad.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión de sus datos personales debe ser presentada a través de los medios proporcionados señalados en el Aviso de Privacidad y deberá contener como mínimo la siguiente información: (i) el nombre y domicilio del Titular o representante o cualquier otro medio para recibir la respuesta a su solicitud; (ii) los documentos que acrediten la identidad o la representación del Titular de los datos personales; (iii)La descripción clara y precisa de los Datos personales sobre los que se motiva el reclamo, y de los hechos que dan lugar al mismo; y (iv) los documentos que se desean hacer valer en la reclamación.
Según la naturaleza de la Base de datos personales, la reclamación será gestionada por el área responsable de la atención a la misma al interior de AAVANCE.

1.4. Deberes de AAVANCE como Responsable del Tratamiento

Cuando AAVANCE actúe como Responsable del Tratamiento deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012:
• Garantizar al cliente en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva Autorización otorgada por el cliente.
• Informar debidamente al cliente sobre la finalidad de la recolección y administración de datos y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento -de existir- sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento, de existir.
• Exigir al Encargado del Tratamiento –de existir- en todo momento, el acatamiento de las condiciones de seguridad y privacidad del cliente.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
• Informar, a solicitud del cliente, sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los TITULARES.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

1.5. Seguridad de la información

AAVANCE, en desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, implementará las medidas técnicas, humanas y administrativas que se requieran, para otorgar seguridad a los Datos personales, y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
2.6. Transferencia de la Información

Con el fin de garantizar la prestación de sus servicios de manera ininterrumpida, así como para permitir su recuperación en el caso de la que la misma sea afectada por eventos tales como ataques o desastres naturales o de cualquier tipo, AAVANCE podrá transferir la información a receptores o Encargados, para efectos de que estos tengan Bases de datos en respaldo de la información.

2. VIGENCIA

El presente Manual rige a partir del 21 de marzo de 2020.